Crédito columna: Rocío Pont, advisor en comunicación ejecutiva
Vas a una reunión a presentar datos que conocés al detalle porque trabajaste con ellos durante meses. Preparaste la presentación con tiempo, revisaste cada cifra antes de mostrarla. Y cuando terminás de hablar, alguien pregunta: «che, ¿pero entonces qué hacemos?»
Ese momento es una buena prueba de que un dato correcto no es lo mismo que un dato bien comunicado: podés tener razón en cada número y aun así no lograr que el otro sepa qué hacer con ellos.
Hacer el trabajo de fondo y lograr que un directorio o un cliente entienda su valor son dos cosas muy distintas.
Lo que se hace para comunicar datos
Hay algunas prácticas que se repiten seguido. Una es pensar que, mientras más información se presenta, más convincente se percibe el trabajo. Pero un directorio que ve treinta slides antes de llegar a una idea no piensa «qué detallado es este análisis». Piensa: «¿esta persona ya sabe qué va a pedir/recomendar, o todavía está pensando en vivo?» Ahí, además de perder tiempo, también se pierde credibilidad.
Otra práctica es abrir PowerPoint antes de saber qué se busca transmitir, probar gráficos, cambiar colores, mover elementos hasta que la presentación «se ve bien», y recién ahí pensar en el mensaje. Ver algo tomando forma en la pantalla da la sensación de estar avanzando. Pero avanzar en el diseño no es lo mismo que tener algo claro y concreto que decir.
Y otra, igual de común, es poner una serie de datos y asumir que hablan solos. Pero un dato, por más correcto que sea, no siempre mata relato. «Las ventas bajaron doce por ciento» no ilustra la historia completa.
Lo que se debería hacer para comunicar datos
El trabajo no empieza en el PowerPoint. Antes de eso, hay al menos tres preguntas que conviene hacerse:
● ¿Qué problema u oportunidad necesito que esta persona entienda?
● ¿Qué necesito que haga con eso?
● ¿Qué está en juego si no lo hace?
Esas tres respuestas son la guía para decidir qué información mostrar y cómo conectarla. Ahí empieza a construirse la estructura narrativa que le da un camino claro a quien está del otro lado. Sin esa estructura, cada dato queda aislado y es quien escucha el que tiene que construir por su cuenta la relación entre ellos. Ese es el trabajo que la presentación debería haber hecho por él.
Por último, aparece la visualización. Una idea por slide ayuda a mantener la claridad y, cuando sea posible, conviene convertir palabras en imágenes, relaciones o formas que permitan entender esa idea en segundos. Un gráfico no debería estar ahí porque “hay datos para graficar”, sino porque es la mejor forma de hacer visible una relación que queremos que la audiencia entienda.
La trampa y el costo
Hoy podemos pedirle a la IA que nos proponga un mensaje, ordene una presentación o genere decenas de formas de mostrar el mismo dato en segundos.
Producimos más y probamos más que nunca. Pero más opciones no significa mejores respuestas. Si no está clara la idea ni la narrativa que conecta los datos, solo conseguimos una cosa: multiplicar la confusión.
El costo no es solamente poner a dormir al directorio o llevarlo a modo interrogatorio porque no tiene otra opción para descubrir qué hay detrás de los datos. El costo real es hacer un trabajo valioso durante meses y que pase desapercibido, o generar la percepción de que no se sabe lo que se hace por no saber comunicarlo.
Ser excelente a nivel técnico ya no alcanza si lo que buscamos es mover decisiones. Para eso, también hay que entrenar la comunicación desde el momento en que construimos lo que vamos a decir.
